Утверждено
Приказом Директора
ТОО «Национальный Казахстанский
Клиринговый Центр»
№ ККЦ-Кд-41 от 08 августа 2024 г.

Правила документирования, управления документацией
и использования систем электронного документооборота
ТОО «Национальный Казахстанский Клиринговый Центр»

Глава 1. Общие положения
1.1.    Настоящие Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в ТОО «Национальный Казахстанский Клиринговый Центр» (далее - Правила) устанавливают порядок документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в ТОО «Национальный Казахстанский Клиринговый Центр» (далее - Клиринговый центр) за исключением документооборота производимого в аппаратно-программном комплексе Клирингового центра.
1.2.    В настоящих Правилах используются следующие понятия:
1)    Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан (НУЦ РК) - удостоверяющий центр, предоставляющий средства электронной цифровой подписи и регистрационные свидетельства физическим или юридическим лицам для формирования электронных документов в государственных и негосударственных информационных системах;
2)    электронная копия документа - документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме;
3)    владелец регистрационного свидетельства - физическое или юридическое лицо, на имя которого выдано регистрационное свидетельство, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в регистрационном свидетельстве;
4)    электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно¬-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи выданная НУЦ РК;
5)    бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
6)    регистрация обращения - фиксация в учетном информационном документе кратких данных по содержанию обращения и присвоение регистрационного номера каждому поступившему обращению;
7)    анонимное обращение - обращение, по которому невозможно установить авторство, отсутствуют подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя.
8)    обращение - направленные на Клиринговый центр в письменной (бумажной и (или) электронной) форме заявление, письмо или жалоба.

Глава 2. Обращения, не подлежащие рассмотрению
2.1.    Не подлежат рассмотрению:
1)    анонимное обращение, за исключением случаев, когда в таком обращении содержатся сведения о готовящихся или совершенных уголовных правонарушениях либо об угрозе государственной или общественной безопасности и которое подлежит немедленному перенаправлению в государственные органы в соответствии с их компетенцией.
2)    обращения, в котором отсутствует, либо некорректно и/или неполно указаны получатель, наименование органов Клирингового центра в которые направлено обращение, либо наименование третьих лиц, которые указаны в обращении.
3)    обращение, в котором не обозначен отправитель, не указаны индивидуальный идентификационный номер физического лица или реквизиты юридического лица, номер и дата исходящего обращения, не разборчивы подписи физического лица или должностного лица юридического лица, отсутствует печать (при ее наличии) физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность или юридического лица.
4)    обращение, в котором не изложена суть вопроса.
5)    обращение, направленное не по назначению.
6)    обращение направленное с нарушением каких-либо пунктов настоящих Правил корреспонденции.

Глава 3. Требования к письменному обращению
3.1.    Обращение должно адресоваться субъекту или должностному лицу, в компетенцию которого входит разрешение поставленных в обращении вопросов.
3.2.    В обращении физического лица указываются его фамилия, имя, а также по желанию и/или наличие отчество, индивидуальный идентификационный номер, почтовый адрес, юридического лица - его наименование, почтовый адрес, бизнес-идентификационный номер, оттиск печати. Обращение должно быть подписано физическим лицом или представителем юридического лица.
3.3.    При подаче жалобы указываются наименование субъекта или должность, фамилии и инициалы должностных лиц, чьи действия обжалуются, мотивы обращения и требования.
3.4.    Для документов на бумажном носителе оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати организации проставляется после наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая его личную подпись.
3.5.    Прием документов на бумажном носителе (нарочно) осуществляется с 17.30 до 18.00 по времени г. Астана, за исключением документов, направленных посредством почтовых и курьерских служб.

Глава 4. Прием, регистрация и учет обращений 
физических и юридических лиц
4.1.    Обращения, поданные в порядке, установленном настоящим Правилами, подлежат приему, регистрации, учету и рассмотрению.
4.2.    Подтверждением приема обращения является присуждение входящего номера корреспонденции.
4.3.    Обращение может вноситься через представителя физического или юридического лица. Оформление представительства производится в порядке, установленном гражданским законодательством Республики Казахстан.
4.4.    Обращения физических и юридических лиц, поступившие по общедоступным информационным системам и соответствующие требованиям законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи, подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящими Правилами.
4.5.    Прием документов с целью аккредитации в Клиринговом центре в качестве брокера/дилера осуществляется исключительно на бумажном носителе посредством нарочной доставки почтовыми или курьерскими службами.
4.6.    Прием документов с целью возобновления допуска к клиринговому обслуживанию осуществляется исключительно на бумажном носителе посредством нарочной доставки почтовыми или курьерскими службами.

Глава 5. Сроки рассмотрения обращения
5.1.    Течение срока, определяемого периодом времени, начинается на следующий рабочий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало.
5.2.    Обращение физического и (или) юридического лица, для рассмотрения которого не требуются получение информации от иных субъектов, должностных лиц либо проверка с выездом на место, рассматривается в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня поступления на электронный адрес Клирингового центра.
5.3.    Срок рассмотрения по обращению продлевается первым руководителем и/или руководителями структурных подразделений или их заместителями на срок не более 15 (пятнадцати) рабочих дней.
5.4.    Рассмотрение обращений производится в порядке очереди, за исключением случаев, предусмотренных Регламентом Клирингового центра или одним/несколькими из нижеследующих обстоятельствами:
•    рассмотрение обращения невозможно в связи с недостаточностью для ответа приложенных документов;
•    обращение было направлено со стороны государственных, арбитражных или судебных органов РК или страны резидентства Участника/Клиента Клирингового центра;
•    рассмотрение обращения осложнено необходимостью дополнительного рассмотрения значимых для содержательности ответа обстоятельств, предоставлением информации/каких-либо документов от третьего лица;
•    рассмотрение обращения осложнено частным рассмотрением вопросов коммерческой тайны, конфиденциальности, требований по защите информации, деловой этики, требований нормативно-правовых актов Республики Казахстан.
5.5.    При этом, в случаях описанных в п.5.4. настоящих Правил очередность рассмотрения обращений определяется по усмотрению исполнителя ответственного за каждое отдельно обращение в соответствии с его/её персональным пониманием о важности/срочности/ответственности и т.п. каждого отдельного обращения. 

Глава 6. Прекращение рассмотрения обращений
6.1.    Рассмотрение обращений прекращается, если в повторных обращениях не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, а в материалах предыдущего обращения имеются исчерпывающие материалы проверок и заявителям в установленном порядке давались ответы, либо в случае выявления нарушения настоящих Правил и/или Регламента Клирингового центра после регистрации обращения.

Глава 7. Внесение изменений
7.1.    Изменение, дополнение или отмена настоящих Правил осуществляется приказом первого руководителя Клирингового центра.